Az ösztöndíjakra jelentkezési lap beküldésével lehet pályázni, amelyeken az ösztöndíjakkal kapcsolatos főbb tudnivalók is megtalálhatók. A jelentkezési lapokat a www.rotary.org honlapról lehet letölteni, illetve az ösztöndíjra vonatkozó felhívásoknál a www.rotary.hu oldalon is közzé tesszük.

A Rotary Foundation által meghirdetett ösztöndíjak sajátossága, hogy azokra Rotary klub tagja, annak közvetlen hozzátartozója nem pályázhat. Azoknál az ösztöndíjaknál, amelyek nem központi finanszírozásúak (pl. Georgia Rotary Student Program) ettől az adományozók eltérhetnek.

A jelentkezési lapok tartalmaznak egyfajta összefoglalót az ösztöndíjak jellegéről, a jelentkezési feltételekről. Ezeket figyelmesen el kell olvasni, mert a jelentkezésekhez jónéhány mellékletet is csatolni kell.

Általános hiányosság például, hogy a jelentkezők a benyújtáskor nem rendelkeznek az előírt, különböző vizsgaeredményekkel. Ezek közül a leggyakoribbak az alábbiak:

• TOEFL (Test of English as a Foreign Language), ami a nem angol anyanyelvűek nyelvvizsgája. Ez Magyarországon is letehető, információ és vizsgaközpont: Fulbright-Prometric Számítógépes Tesztközpont címe: 1082 Budapest, Baross u. 62. Fszt. 015. (ELTE ITK) Tel.: 462-8055, Fax: 462-8053, E-mail: vnagy@fulbright.hu vagy advising@fulbright.hu; weblap: http://www.fulbright.hu/testing/testing.htm
• SAT Reasoning Test: Egyfajta középiskolai végbizonyítvány. Információ és vizsgaközpont: Fulbright-Prometric Számítógépes Tesztközpont címe: 1082 Budapest, Baross u. 62. Fszt. 015. (ELTE ITK) Tel.: 462-8055, Fax: 462-8053, E-mail: vnagy@fulbright.hu vagy advising@fulbright.hu Az egyes ösztöndíjak még egyéb vizsgákat is előírhatnak, ezekről egyfajta összefoglaló a http://www.ets.org honlapon található.

A kluboknak fontos szerepe van az ösztöndíjrendszerben, egyrészt az ösztöndíjak megismertetésében, másrészt a jelentkezők elsődleges kiválasztásában és támogatásában. Ennek alapján a TRF ösztöndíjakra jelentkezők közül a választás az alábbiak szerint történik:

A Rotary Club mint szponzor és pártfogó az egyes pályázatok első gyűjtőhelye. Elsődlegesen ők vizsgálják a jelentkező alkalmasságát, előzetes meghallgatás keretében győződnek meg a jelöltek abbéli képességeiről, hogy méltón képviselik majd országunkat, és a magyar Rotaristákat. Amennyiben a jelentkezőt az Rotary ösztöndíjra érdemesnek találják, jelentekézését továbbítják a District Rotary Foundation Bizottságának.

A magyar District Rotary Foundation Bizottságának Ösztöndíjfelelőse a beérkezett javaslatok alapján előterjesztést készít a District Ösztöndíj Bizottság felé (melynek tagja a mindenkori Kormányzó is), mely a jelentkezők meghallgatása után dönt az ösztöndíj támogatásáról.

Ez a központi támogatású ösztöndíjaknáll a Bizottság támogató javaslatával záradékolt jelentkezés az RF központjába Evanstonba kerül, ahol az éves keretek figyelembe vételével döntenek a jelentkezés elfogadásáról.